Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten GolfBooker käsittelee henkilötietoja. Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja sen periaatteita, mukaan lukien tietojen minimointi, läpinäkyvyys ja turvallisuus.

1. Rekisterinpitäjä

Funect Oy ("Funect")
Y-tunnus: 3571724-7
Osoite: Kivelänkatu 1 B, 00260 Helsinki
Sähköposti: support@golfbooker.fi

GolfBooker on Funect Oy:n ylläpitämä alusta golfseuroille, yrityksille ja pelaajille. Seuroille tarjoamme toiminnanohjaus-, varaus- ja kilpailujärjestelmiä. Pelaajille tarjoamme tee-aikojen varauksen, tulosten kirjauksen, tasoituksen seurannan ja sosiaalisia ominaisuuksia.

Rekisterinpitäjän roolit

Rekisterinpitäjän rooli voi vaihdella käsittelyn tarkoituksen mukaan:

• Golfseura toimii tyypillisesti rekisterinpitäjänä omien jäsentensä ja kilpailutietojen osalta. Funect käsittelee näitä tietoja seuran puolesta henkilötietojen käsittelijänä.
• Funect toimii rekisterinpitäjänä omien myynti-, markkinointi-, CRM- ja sopimustenhallintakäsittelyjensä osalta sekä tiettyjen suoraan pelaajille tarjottavien palveluiden osalta (ks. eBirdie-osio).
• Joissakin toteutuksissa Funect ja golfseura voivat toimia yhteisrekisterinpitäjinä (GDPR artikla 26), jolloin vastuut sovitaan erikseen (esim. järjestelmän käyttö ja viestintä). Tällöin voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kumpaan tahansa osapuoleen; varmistamme, että pyyntösi käsitellään riippumatta siitä, kumpaan rekisterinpitäjään otat yhteyttä.

2. Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin ja laillisiin tarkoituksiin.

Jäsenyys ja toiminnanohjaus

Jäsensuhteet, tee-aikojen varaus, kilpailut, laskutus, mobiilisovellus ja järjestelmän toiminnallisuus.
Oikeusperuste: sopimus / oikeutettu etu (riippuen roolista ja käytöstä).

Viestintä

Palveluilmoitukset, varausvahvistukset, kilpailupäivitykset, maksumuistutukset.
Oikeusperuste: sopimus / oikeutettu etu.

Uutiskirjeet ja suoramarkkinointi

Lähetämme uutiskirjeitä ja tuote-/palvelupäivityksiä (esim. uudet ominaisuudet, koulutukset, webinaarit, tarjoukset). Tähän tarkoitukseen käsittelemme tyypillisesti sähköpostiosoitettasi ja mahdollisesti nimeäsi, organisaatiota/seuraa, roolia ja kieli-/aihepreferenssejä.

Voit kieltäytyä suoramarkkinoinnista milloin tahansa uutiskirjeen "Peruuta tilaus" -linkillä tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen support@golfbooker.fi.

Uutiskirjeiden oikeusperuste:

• Suostumus, kun olet tilannut uutiskirjeen tai antanut luvan demon/tapaamisen yhteydessä.
• Asiakassuhde, kun viestimme omista vastaavista tuotteista/palveluista olemassa olevan asiakassuhteen perusteella.
• Yritysviestintä (esim. yleiset yhteystiedot): tarjoamme aina kieltäytymismahdollisuuden.

Tasoituskierrosten lähettäminen eBirdieen (Suomi)

GolfBooker mahdollistaa tasoituskierrostietojen lähettämisen suomalaiseen eBirdie-palveluun tasoituksen käsittelyä varten. Tässä toiminnossa Funect toimii rekisterinpitäjänä, kun pelaaja käyttää palvelua suoraan ilman, että pelaajan kotiseura käyttää GolfBookeria järjestelmänään.

• Käsiteltävät tiedot: pelaajan tunniste (esim. jäsennumero/ID), kierroksen päivämäärä ja kenttä, tiit, tulos (reikäkohtainen tai kokonaistulos), pelimuoto ja tasoituslaskentaan tarvittavat tiedot.
• Tarkoitus ja oikeusperuste: pelaajan pyynnön toteuttaminen / sopimuksen täyttäminen.
• Vastaanottaja: Suomen Golfliitto / eBirdie toimii erillisenä rekisterinpitäjänä tasoituksen käsittelyssä.
• Oikeudet: voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen support@golfbooker.fi; jo liitolle siirrettyjen tietojen osalta pyyntösi voidaan ohjata myös Suomen Golfliitolle.

Palvelun kehittäminen ja turvallisuus

Laadun parantaminen, järjestelmäkehitys, analytiikka, lokitus, väärinkäytösten estäminen.
Oikeusperuste: oikeutettu etu. Arvioimme käsittelyn tarpeellisuuden ja oikeasuhtaisuuden sekä punnitsemme etumme suhteessa rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin.

Lakisääteiset velvoitteet

Kirjanpito, verotus, kuluttajansuoja, viranomaispyynnöt.
Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite.

Yhteystietojen haku (Etsi kavereita)

Kun otat käyttöön Etsi kavereita -toiminnon, sovellus käyttää laitteesi yhteystietojen puhelinnumeroita luodakseen yksityisyyttä suojaavia tunnisteita. Puhelinnumerot tiivistetään laitteellasi ennen kuin mitään tietoja lähetetään, ja vain tiivistetyt tunnisteet lähetetään palvelimellemme. Emme lataa tai tallenna yhteystietojasi tai puhelinnumeroitasi selkokielisinä emmekä tallenna yhteystietojen nimiä.

Käytämme näitä tiivistettyjä tunnisteita ainoastaan yhdistääksemme sinut kavereihin, jotka myös käyttävät GolfBookeria. Tunnisteita ei käytetä markkinointiin tai muuhun tarkoitukseen. Toiminto on täysin vapaaehtoinen ja vaatii nimenomaisen suostumuksesi. Voit poistaa Etsi kavereita -toiminnon käytöstä milloin tahansa, jolloin tiliisi liitetyt tallennetut tunnisteet poistetaan.

• Kerättävä tieto: Laitteen yhteystietojen puhelinnumeroista johdetut tiivistetyt tunnisteet
• Tarkoitus: Kavereiden löytäminen GolfBookerista
• Oikeusperuste: Suostumus (vapaaehtoinen, peruttavissa milloin tahansa)
• Tallennus: Supabase-tietokanta (EU)
• Säilytys: Tallennetaan vain toiminnon ollessa käytössä. Poistetaan aktiivisista järjestelmistä kun poistat toiminnon käytöstä tai poistat tilisi. Tunnisteet voivat säilyä varmuuskopioissa ylikirjoitukseen asti (tyypillisesti 30–90 päivää).

Toteutamme lisäksi teknisiä suojatoimia vähentääksemme riskiä näiden tunnisteiden takaisinmallintamisesta.

3. Mitä tietoja keräämme

Keräämme henkilötietoja eri tavoin:

• Olet itse antanut tiedot palvelua käyttäessäsi tai ottaessasi meihin yhteyttä
• Golfseuran ylläpitäjä lisää tietoja järjestelmään
• Tietoja syntyy käytön yhteydessä (lokit, tapahtumat, virheet)
• Tietoja välitetään integraatioiden kautta (esim. eBirdie)
• Tietoja saadaan kumppaneilta tai julkisista lähteistä (esim. organisaatioiden yleiset yhteystiedot)

Tiedot kun tietoja ei saada rekisteröidyltä (GDPR artikla 14)

Kun saamme henkilötietoja muista lähteistä kuin rekisteröidyltä itseltään, informoimme rekisteröityä viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä ja ilmoitamme tietojen lähteen. Kun golfseura toimii rekisterinpitäjänä, rekisteröity saa ensisijaisen informaation omalta golfseuraltaan.

Henkilötietojen kategoriat

• Perus- ja yhteystiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero
• Jäsenyys- ja golftiedot: jäsenyystiedot, tasoitus, kirjautumistunnukset, kilpailutulokset, tuloskorttitiedot, kierrostilastot
• Uutiskirje- ja viestintätiedot: tilaus-/suostumustilanne, viestintäpreferenssit, tekninen seurantatieto (toimitettavuuden ja sisällön parantamiseksi)
• Asiakassuhdetiedot: laskutus, maksutapahtumat, varaukset/peruutukset, kilpailurekisteröinnit, välinevuokraukset, asiakasyhteydenotot
• Tekniset tiedot: laitetiedot, selain/käyttöjärjestelmä, sovellusasetukset, IP-osoite, istuntotunnisteet, kirjautumisajankohdat, virhelokit ja suorituskykymittarit
• Yhteystietojen hakutiedot: laitteen yhteystietojen puhelinnumeroista johdetut tiivistetyt tunnisteet (kaverien löytämiseen; suostumuspohjainen, poistetaan kun toiminto poistetaan käytöstä tai tili poistetaan)

Pakollisiin tietoihin kuuluvat palvelun toimittamiseen tarvittavat perustiedot. Emme tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityihin (GDPR artikla 22).

Alaikäiset

Palvelua voidaan käyttää myös junioripelaajien tietojen hallintaan golfseuran toiminnassa. Tällöin golfseura toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa tarvittavien suostumusten hankkimisesta ja huoltajaviestinnästä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

4. Tietojen säilytys

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitukset, lakisääteiset velvoitteet tai oikeutettujen etujen suojaaminen edellyttävät. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päättyessä.

Esimerkkejä säilytysajoista:

• Uutiskirjelista: niin kauan kuin tilaus on aktiivinen; poistamme/anonymisoimme viimeistään 24 kuukauden kuluttua viimeisestä aktiivisuudesta. Säilytämme vähimmäismäärän tietoja markkinointikieltojen noudattamiseksi.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain mukaisesti (tyypillisesti 6–10 vuotta aineistosta riippuen).
• Tekniset ja turvallisuuslokit: tyypillisesti 12–24 kuukautta, ellei tapahtuman tutkinta edellytä pidempää säilytystä.
• Tekoälyyhteyksien toimintaloki: 90 päivää (ks. kohta 6).
• Varmuuskopiot: tyypillisesti ylikirjoitetaan 30–90 päivän kuluessa.

5. Tietojen luovutus ja pääsy

Alihankkijat (palveluntarjoajat)

Käytämme kolmannen osapuolen palveluntarjoajia (alihankkijoita) palvelun tuottamiseen. Ne käsittelevät henkilötietoja puolestamme vain sovittuihin tarkoituksiin ja tietojenkäsittelysopimusten (DPA) mukaisesti. Palveluntarjoajia voidaan käyttää esimerkiksi seuraavissa kategorioissa: hosting/infrastruktuuri, tietokannat, sähköposti- ja viestintälähetys, analytiikka, lokitus ja monitorointi, maksujen käsittely ja asiakastuki.

Ajantasainen lista palveluntarjoajista on saatavilla pyynnöstä: support@golfbooker.fi.

Tiedonsiirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Palveluntarjoajat voivat sijaita EU:n/ETA:n sisällä tai ulkopuolella. Jos henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle, siirto toteutetaan GDPR:n mukaista siirtomekanismia ja suojatoimia käyttäen, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita (SCC, 2021/914) ja tarvittaessa täydentäviä suojatoimia (esim. salaus, pseudonymisointi, pääsynhallinta, minimointi). Käsittely tapahtuu ensisijaisesti EU:n/ETA:n alueella palveluasetusten ja tarjoajan vaihtoehtojen puitteissa.

Tietojen vastaanottajat

• Golfseuran ylläpitäjät (seuran rekisterinpitäjäroolissa)
• Palveluntarjoajat (alihankkijoina Funectin puolesta)
• Suomen Golfliitto / eBirdie (erillisenä rekisterinpitäjänä tasoituksen käsittelyssä)
• Seuran yhdistämät tekoälypalvelujen tarjoajat seuran oman palveluntarjoajan kanssa tekemän sopimuksen mukaisesti (ks. kohta 6)
• Viranomaiset, jos laki tai viranomaismääräys edellyttää
• Valtuutettu Funectin henkilöstö turvallisuuden, väärinkäytösten estämisen ja palvelun ylläpidon vuoksi
• Muut tahot vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella

Emme myy henkilötietojasi.

6. Tekoälyavustajien yhteydet

Golfseura voi yhdistää GolfBooker-tilinsä tekoälyavustajaan, kuten ChatGPT:hen (OpenAI), Claudeen (Anthropic) tai muuhun Model Context Protocol (MCP) -yhteyttä tukevaan sovellukseen. Seuran henkilökunta voi tällöin kysyä avustajalta seuran omia tietoja ja valmistella muutoksia. Toiminto on oletuksena pois päältä. Se toimii vasta, kun seuran omistaja on ottanut sen käyttöön, ja jokainen henkilökunnan jäsen muodostaa yhteyden kirjautumalla omalla GolfBooker-tunnuksellaan ja hyväksymällä yhteyden.

Roolit

Tekoälyyhteyden kautta palautettavien tietojen osalta golfseura on rekisterinpitäjä ja Funect käsittelee tietoja seuran puolesta henkilötietojen käsittelijänä samalla tavalla kuin seuran muita GolfBookerin tietoja (ks. kohta 1). Seura päättää, käytetäänkö tekoälyyhteyksiä ja kenellä henkilökunnan jäsenellä on pääsy mihinkin tietoihin GolfBookerissa.

Tekoälypalvelun tarjoaja (esimerkiksi OpenAI tai Anthropic) on seuran valitsema, eikä se ole Funectin alihankkija. Avustajalle palautettuja tietoja käsittelee kyseinen palveluntarjoaja seuran oman sopimuksen ja palveluehtojen mukaisesti, mukaan lukien palveluntarjoajan säilytysajat ja tiedonsiirtomekanismit. Funect ei lähetä tietoja tekoälypalveluille omasta aloitteestaan: tietoja palautetaan vain seuran yhdistämän avustajan pyynnöstä.

Mitä tietoja voidaan palauttaa

• Vain yhteyden hyväksyneen seuran tietoja. Yhteys ei koskaan ulotu toisen seuran tietoihin.
• Vain se, mitä kirjautuneen henkilökunnan jäsenen oma rooli GolfBookerissa sallii (esimerkiksi varaukset, asiakkaat ja jäsenet, kilpailut, myynti ja maksut, laskut, kauppa ja varasto, viestintä, osakerekisteri, henkilökunnan työajat ja seuran verkkosivut). Jos seura kaventaa henkilön roolia, kapeampi oikeus on voimassa seuraavasta pyynnöstä alkaen.
• Asiakkaiden, jäsenten ja henkilökunnan nimet ja yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) sekä varausten vapaamuotoiset muistiinpanot ovat oletuksena piilossa. Ne palautetaan vain, jos seuran omistaja ottaa yhteystietojen näyttämisen käyttöön.
• Henkilötunnuksia, sosiaaliturvatunnuksia, tilitietoja ja maksukorttitietoja ei palauteta koskaan, asetuksista riippumatta.

Avustajan ehdottamat muutokset näytetään ensin esikatseluna. Mitään ei muuteta ennen kuin henkilökunnan jäsen hyväksyy esikatselun, ja hyväksymätön esikatselu vanhenee 10 minuutissa. Tekoälyyhteys ei voi ottaa vastaan maksuja eikä tehdä hyvityksiä. Viesti asiakkaille lähtee vasta, kun henkilökunnan jäsen hyväksyy esikatselun, jossa näkyy vastaanottajat, ja vain asiakkaille, jotka sallivat seuran yhteydenoton kyseisessä kanavassa. Tekoälyyhteyden kautta tehdyt hyväksytyt muutokset lähettävät samat ilmoitukset kuin henkilökunnan tekemät muutokset.

Toimintaloki

Jokainen tekoälyyhteyden kautta tehty pyyntö kirjataan tietoturvaa ja tukea varten toimintalokiin. Seura voi pyytää omat merkintänsä Funectilta. Lokiin tallennetaan ajankohta, henkilökunnan jäsen ja yhteys, toiminto, tiivistelmä pyynnön parametreista, palautettujen rivien määrä, lopputulos ja kesto. Tiivistelmä sisältää vain päivämääriä, lukuja ja kiinteitä valintoja; vapaa teksti, kuten hakusanat tai nimet, korvataan sen pituudella. Avustajalle palautettuja tietoja ei tallenneta lokiin. Lokimerkinnät poistetaan 90 päivän kuluttua.

Kun muutosta valmistellaan, esikatselun sisältö tallennetaan, jotta hyväksytty muutos on täsmälleen sama kuin näytetty. Sisältö poistetaan 7 päivän kuluttua tai 1 päivän kuluttua, jos esikatselua ei hyväksytty.

Kirjautuminen ja käyttötunnisteet

Yhteydet käyttävät OAuth-kirjautumista: henkilökunnan jäsenen GolfBooker-salasanaa ei koskaan jaeta avustajalle. GolfBooker tallentaa käyttö- ja uusintatunnisteista (access token, refresh token) vain yksisuuntaiset tiivisteet, ei koskaan itse tunnisteita. Käyttötunniste on voimassa tunnin. Uusintatunniste on voimassa 30 päivää, ja se vaihdetaan uuteen jokaisella käyttökerralla, joten yhteys, jota ei käytetä 30 päivään, vanhenee. Jos jo vaihdettu uusintatunniste esitetään uudelleen, yhteys katkaistaan automaattisesti. Katkaistujen ja vanhentuneiden yhteyksien tiedot poistetaan 90 päivän kuluttua. Seuran omia integraatioita varten luomat API-avaimet tallennetaan samoin vain tiivisteenä ja neljänä viimeisenä merkkinä.

Pääsyn peruminen

• GolfBookerissa kohdassa Asetukset → Integraatiot → Tekoäly seuran omistaja voi poistaa minkä tahansa yhteyden tai API-avaimen ja henkilökunnan jäsen omat yhteytensä. Poisto tulee voimaan heti.
• Seuran omistaja voi kytkeä tekoälyyhteydet kokonaan pois, jolloin kaikki seuran yhteydet lakkaavat toimimasta.
• Kun GolfBooker poistetaan avustajan omista asetuksista, avustaja ei voi enää käyttää yhteyttä. Avustajalle jo palautettuihin tietoihin sovelletaan palveluntarjoajan ehtoja ja seuran asetuksia kyseisessä palvelussa.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, pyytää niiden oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä (erityisesti suoramarkkinointia), tietojen siirrettävyyttä ja peruuttaa suostumuksesi siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen. Yksittäisten oikeuksien käytettävyys riippuu käsittelyn oikeusperusteesta; kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on suuri määrä, vastausaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jolloin ilmoitamme sinulle ensimmäisen kuukauden kuluessa. Tietojen siirrettävyyspyynnöissä tiedot toimitetaan jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (esim. JSON tai CSV).

Oikeuksien käyttäminen: support@golfbooker.fi.

8. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattoman pääsyn, käytön, muuttamisen, luovuttamisen, tuhoamisen ja muun laittoman käsittelyn estämiseksi. Käytämme esimerkiksi salattuja yhteyksiä tiedonsiirtoon, hallittua pääsynhallintaa ja monitorointia, käsittelyn minimointia, henkilöstön koulutusta sekä palveluntarjoajien huolellista valintaa ja valvontaa.

Tietoturvaloukkauksen sattuessa arvioimme tilanteen viipymättä, rajaamme ja korjaamme vaikutukset sekä dokumentoimme tapahtuman. Ilmoitamme valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa (GDPR artikla 33). Jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, ilmoitamme myös asianomaisille henkilöille ilman aiheetonta viivytystä (GDPR artikla 34).

9. Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita (esim. paikallinen tallennus, pikselit) palvelun toiminnallisuuden varmistamiseen, käyttökokemuksen parantamiseen sekä mittaamiseen ja kehittämiseen. Voit hallita asetuksia evästebannerin kautta ja myöhemmin evästeasetuksista.

Välttämättömät evästeet

Vaaditaan perustoiminnallisuuteen (istunto, kirjautuminen, turvallisuus, kuormantasaus, asetusten muistaminen). Näitä ei voi estää, sillä palvelu ei toimisi luotettavasti ilman niitä.

Analytiikka (Google Analytics 4)

Käytämme GA4:ää sivuston käytön ymmärtämiseen (esim. sivunäytöt, tapahtumat kuten klikkaukset, laite-/selain-/käyttöjärjestelmätiedot ja likimääräinen sijaintitieto).

• Suostumus ja Consent Mode: analytiikka aktivoidaan vain suostumuksellasi. Käytämme Consent Modea, jossa suostumus ohjaa analytiikan ja siihen liittyvien evästeiden käyttöä. Suostumuksen voi muuttaa tai peruuttaa milloin tahansa asetuksista.
• IP-osoite: Google saattaa käsitellä IP-osoitteita teknisesti tiedonsiirtoa ja likimääräistä sijainnin arviointia varten. Emme käytä IP-osoitteita rekisteröityjen tunnistamiseen ja pyrimme minimoimaan tunnistettavuuden tietosuojaa parantavilla asetuksilla ja käsittelemällä tietoja ensisijaisesti aggregoidulla tasolla.
• Säilytys: GA4:n käyttäjä- ja tapahtumatietojen säilytysaika on 14 kuukautta. Säilytysaika voi nollautua uuden käyttäjäaktiivisuuden myötä.
• Tietoalue: pyrimme käsittelemään analytiikkatietoja ensisijaisesti EU:n/ETA:n alueella. Osa tiedoista voidaan käsitellä EU:n/ETA:n ulkopuolella, jolloin sovelletaan GDPR:n mukaisia siirtomekanismeja ja suojatoimia (esim. SCC 2021/914 ja täydentävät toimenpiteet).

Markkinointi

Markkinointievästeet asetetaan vain suostumuksellasi. Voit muuttaa suostumustasi milloin tahansa asetuksista.

10. Yhteystiedot

Tietosuoja-asiat: support@golfbooker.fi

11. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista verkkosivuillamme tai sähköpostitse.